От ручного сбора чеков к прозрачному бюджету: опыт цифровизации логистики корпорации «Технониколь»

Справка о компании

«Технониколь» — один из крупнейших международных производителей строительных систем для жилых и промышленных объектов. В структуру бизнеса входят более 70 производственных площадок в России и СНГ, а также 7 научных и 19 учебных центров, где работают свыше 9 600 сотрудников. Продукцию компании выбирают как крупные девелоперы, так и частные мастера.

Ключевым драйвером развития стала автоматизация: компания активно внедряет внешние цифровые инструменты и развивает внутреннюю экосистему TN Life, объединяющую 20 сервисов в одном приложении — от видеовстреч до бронирования переговорных. Главная цель руководства — избавить команду от рутины и переключить фокус сотрудников на решение бизнес-задач.

Проблема: Бюрократия и потеря времени на отчетах

До 2020 года процесс организации рабочих поездок в компании строился по устаревшим лекалам. Для современного сотрудника, привыкшего к цифровому комфорту в обычной жизни, корпоративные процедуры выглядели архаично и хаотично. Чтобы добраться до аэропорта или на встречу, специалист самостоятельно искал такси, вызывал машину по телефону через диспетчера или использовал личные приложения. Оплата производилась из собственных средств, и чтобы возместить убытки, нужно было сохранить подтверждающие чеки.

Ручное управление создавало ощутимую нагрузку как на персонал, так и на административный отдел:

• Сложная отчетность. Требования бухгалтерии были строгими: простого кассового чека для компенсации расходов было недостаточно — требовалась маршрутная квитанция с детальным указанием точек отправления и прибытия. Сотрудникам приходилось тратить около 20 минут своего рабочего времени не на выполнение прямых обязанностей, а на бюрократию: создание авансового отчета, сканирование и прикрепление маршрутных листов.
• Стресс и неудобство. Необходимость хранить документы создавала лишнее напряжение: люди боялись потерять чек, забыть взять квитанцию у водителя и, как следствие, потерять личные деньги. Желая избежать бумажной волокиты с отчетами, сотрудники порой предпочитали ехать в аэропорт на метро и жертвовали комфортом и скоростью передвижения.
• Отсутствие прозрачности. У компании не было единой базы данных по поездкам. Бухгалтерия и руководители получали информацию постфактум, только когда отчеты уже были сданы и обработаны. У менеджмента отсутствовала возможность «в моменте» оценить реальные траты на такси, понять, кто из сотрудников выбирает необоснованно дорогие тарифы или заказывает машину в неудобное время с повышенным спросом.

Отсутствие централизованного инструмента превращало каждую корпоративную поездку в квест с бумагами, отнимало часы экспертов и лишало бизнес оперативного контроля над расходами. Компании требовалось решение, которое сделало бы логистику незаметной и бесшовной частью рабочего процесса.

Решение: автоматизация деловых поездок

Цифровую трансформацию «Технониколь» начала с корпоративного такси. Компания отказалась от отдельных контрактов с частными таксопарками и выбрала экосистему Яндекс Go для бизнеса. При выборе решения команда опиралась на эти факторы:

• Отсутствие барьера для входа. Практически все сотрудники уже использовали приложение сервиса в личной жизни. Это позволило избежать сложного обучения и написания многостраничных инструкций. Интерфейс остался прежним, изменился только способ оплаты: вместо личной карты сотрудник выбирает корпоративный аккаунт.
• Скорость и покрытие. Для деловых поездок, особенно при трансферах в аэропорт, критически важна быстрая подача автомобиля. Сервис обеспечил минимальное время ожидания, что выгодно отличало его от предыдущих подрядчиков.
• Экономическая эффективность. Сравнительный анализ показал, что тарифы нового партнера оказались выгоднее предложений предыдущего провайдера, а доступность автомобилей — выше.

Внедрение началось в 2020 году с пилотного запуска. Для теста выбрали группу топ-менеджеров — самых активных пользователей такси, чтобы проверить сервис в реальных условиях. Руководители первыми оценили удобство цифрового подхода: исчезла рутина со сбором чеков, а процесс заказа стал бесшовным. Успешный эксперимент позволил быстро масштабировать решение на всю корпорацию. Адаптация прошла легко: сотрудникам хватило простой памятки, а в техподдержку за все время поступило не более 10 обращений. Сегодня корпоративным аккаунтом пользуются уже свыше 1 000 сотрудников.

Управление бюджетом и контроль расходов

Цифровизация обеспечила полную прозрачность логистических затрат. При ежемесячном бюджете на такси около 1 млн рублей компания теперь видит эффективность каждого вложения. Чтобы исключить нецелевое использование средств, в «Технониколь» ввели несколько правил:

• Географический фильтр. Компания оплачивает поездки по бизнес-задачам и в транспортные узлы: аэропорты, ж/д и автовокзалы. Если сотрудник попытается заказать такси из дома в ресторан за счет компании, приложение заблокирует действие и предложит сменить аккаунт на личный.
• Единый стандарт обслуживания. Компания придерживается демократичного подхода: и менеджеры, и генеральный директор пользуются тарифами «Комфорт» или «Комфорт Плюс». Доступ к классу «Бизнес» программно отключен, что позволяет удерживать расходы в рамках бюджета.
• Автоматизация платных дорог. Ранее проезд по платным магистралям требовал отдельной оплаты и сохранения чека. Теперь сотрудник выбирает опцию прямо в приложении, а стоимость проезда автоматически включается в итоговый счет и передается в учетную систему.

В результате цифровая платформа полностью автоматизировала контроль за расходами: соблюдение бюджетной дисциплины теперь гарантируют алгоритмы, освобождая руководителей от ручной проверки каждой поездки.

Результаты автоматизации

За несколько лет цифровые сервисы кардинально трансформировали культуру рабочих поездок в «Технониколь». Во-первых, компания полностью ушла от бумажной отчетности. Главным достижением стал отказ от авансовых отчетов по такси: сотрудники больше не тратят рабочее время на сбор и сканирование чеков, а данные о поездках автоматически выгружаются в систему 1С и обрабатываются бухгалтерией без участия человека.

Во-вторых, обеспечена абсолютная финансовая прозрачность. Руководство видит детальную аналитику в режиме реального времени: кто, куда и когда ездил. Это позволяет гибко управлять миллионным бюджетом и при необходимости корректировать расходы, опираясь на точные данные, а не на интуицию.

В-третьих, выросла лояльность персонала. Коллеги оценили удобство нового инструмента: им больше не нужно тратить личные средства и ждать компенсации. Благодаря простоте внедренных решений 100% деловых поездок теперь обслуживаются через корпоративные аккаунты.

Компания также продолжает развивать собственную цифровую экосистему. В планах «Технониколь» — развивать бизнес-тревел направление и синхронизировать внешних провайдеров с внутренней платформой TN Life. Цель — реализовать концепцию «единого окна», где сотрудник в одном приложении сможет прочитать рабочее распоряжение, узнать о встрече, забронировать переговорную, оформить командировку и заказать такси.