Автоматизация документооборота — это замена ручного ввода данных и бумажной работы на использование специальных программ и сервисов. Независимо от размера вашей компании или сферы деятельности, автоматизация имеет ряд важных преимуществ и привилегий для всех участников бизнес-процесса: предпринимателей, самозанятых, физлиц, бухгалтеров, руководителей, кадровиков и т.д.
Чаще всего при ведении бумажного документооборота пользователи сталкиваются с такими проблемами, как:
Затраты времени на ручное заполнение и
обработку документов . Ручной ввод
данных требует значительного времени и усилий. Каждый раз, когда требуется
заполнить форму, составить отчет или подготовить документ, сотрудники
тратят много времени на рутинные операции.Ошибки и неточности при ручном вводе данных . Даже самые аккуратные и опытные сотрудники
могут допустить опечатки, пропустить важные детали или сделать другие
ошибки при заполнении документов. Это приводит к неправильным расчетам,
некорректным данным и потере времени на их исправление.Затруднения в поиске и архивировании
документов . Без системы
автоматизированного хранения и поиска, поиск нужных документов может стать
настоящей головной болью. Бумажные документы требуют физического хранения,
классификации и организации, что может занимать много места и времени. Оперативность и своевременность передачи
документов . Ручная
передача документов, особенно при работе с удаленными или
децентрализованными командами, может привести к задержкам и несвоевременной
доставке. В результате коммуникация с партнерами, клиентами и сотрудниками
замедляется, что негативно сказывается на бизнес-процессах.Риск утери или повреждения бумажных
документов . Бумажные
документы легко потерять или испортить. Могут возникнуть непредвиденные
обстоятельства, такие как пожар, наводнение или кража, которые приводят к
потере всех ценных бумажных документов. Это негативно влияет на деловую
репутацию, финансовые операции и юридические обязательства.Трудности в контроле и мониторинге
документооборота . Без
автоматизированной системы, контроль и мониторинг документооборота бывают сложными
и неэффективными. Трудно отслеживать статусы, сроки и ответственность за
выполнение задач, а также контролировать целостность и безопасность
документов. Это может привести к просрочкам, потере важных документов и
потере контроля над процессами.Высокие затраты на печать, бумагу и хранение
документов . Ручной
документооборот требует значительных затрат на печать, покупку бумаги,
чернил, а также хранение и обслуживание архивных помещений. Это может
оказывать дополнительное давление на бюджет компании и приводить к
неэффективному использованию ресурсов.Отсутствие централизованного доступа к
документам . Без
автоматизации документооборота, доступ к документам может быть ограничен и
зависеть от физического нахождения сотрудников или отдельных отделов. Это
затрудняет совместную работу, коллаборацию и обмен информацией между
сотрудниками и партнерами.Увеличение объема бумажной работы . Без автоматизации количество бумажной
работы может значительно увеличиться. Это требует большего количества
ресурсов, времени и усилий для обработки, сортировки и хранения бумажных
документов. Работа с таким количеством бумаг приводит к перегрузке
сотрудников, снижению производительности и увеличению риска ошибок.Ограниченная мобильность и гибкость . Ручной документооборот может ограничивать
мобильность и гибкость работы сотрудников. Без возможности доступа к
документам и работе с ними в режиме онлайн, сотрудники испытывают
трудности при работе вне офиса или на удаленных объектах.Все эти проблемы могут значительно замедлить
бизнес-процессы, увеличить риски и затраты компании. Кроме того, к 2024 году
ФНС (Федеральная налоговая служба) намерена отказаться от бумажного
документооборота и перевести все организации на ЭДО.
Поэтому уже сейчас стоит задуматься о том, как эффективно
автоматизировать обмен документами в организации. Для этого не понадобится
подключать много сервисов, хватит трех из них: «1С-ЭДО», «1С—РПД» и «1С:Кабинет
сотрудника». Что это за программы и как они работают в отдельности?
Рассказываем.
«1С-ЭДО» Сервис представляет собой обмен счетами-фактурами и другими
юридически значимыми документами с поставщиками, покупателями и прочими
контрагентами. Выполняется все в электронной форме прямо из программ «1С» или
несколько операторов электронного документооборота, поддерживающих технологию «1С-ЭДО».
Помимо решения проблем с документами, сервис предлагает ряд преимуществ:
Для работы не нужна интеграция с другими
программами . «1С-ЭДО» встроен в типовые решения «1С» и не требует выгрузки
документов во внешние модули.Вы можете обмениваться документами с
пользователями других операторов ЭДО. Это значит, что вы можете настроить
документооборот с любым контрагентом, использующим электронные документы.Привычный интерфейс вашей «1С». Механизмы работы с
электронными документами (хранение, поиск, фильтрация по типам, статусам,
массовое подписание) также встроены прямо в «1С», а значит не нужно изучать
новую программу.Архив электронных документов уже встроен в «1С:Предприятие
8». Резервная копия электронного архива создается стандартными средствами.Обмениваться можно не только счетами-фактурами, но и всеми
остальными документами — накладными, актами, счетами, заказами и т. д.Входящие
документы в информационной базе «1С» формируются автоматически на основе
электронных документов — их остается только провести. Вам больше не придётся
вносить каждую позицию руками, внимательно сверяя каждый символ в документе.
Для удобства работы в 1С работает система сопоставления вашей номенклатуры с
номенклатурой ваших контрагентов с гибкими настройками. «1С:Распознавание
первичных документов» «1С-РПД» — это сервис, позволяющий автоматически
распознавать и обрабатывать информацию с первичных документов, таких как счета,
накладные, и т.д. Помимо этого, он обладает рядом таких преимуществ, как:
Проверка по формулам корректность
чисел в таблицах; Подсвечивание мест, на которые
нужно обратить внимание; Удобный интерфейс для сверки
распознанного документа и исходника в одном окне; Возможность аккуратно, точно и
быстро создать всю недостающую номенклатуру; При наличии в базе
документов-оснований, соответствующих скану, автоматическое прикрепление скана
к документу; Формирование комплекта из
документов, отражающих одну и ту же хозяйственную операцию; Прикрепление распознанного
документа к созданному учетному документу; При отличии номенклатуры
поставщика от номенклатуры покупателя, запомнит выбор пользователя и в
следующий раз выберет правильный вариант автоматически. «1С:Кабинет
сотрудника» С этим сервисом сотрудники организаций смогут сами решать
некоторые кадровые вопросы, не обращаясь в бухгалтерию и кадровую службу. Он
позволяет управлять своими персональными данными, работать с документами,
получать информацию о своей зарплате, графике работы и т.д. В полный перечень
возможностей входят:
Централизованный доступ к персональным данным. «1С:Кабинет
сотрудника» позволяет сотрудникам получать доступ к своим персональным данным в
едином месте. Это упрощает и ускоряет процесс получения информации о зарплате,
отпуске, графике работы и других рабочих вопросах.Больше
свободы. Сотрудники
могут удобно, без личного обращения в бухгалтерию, передать информацию об
изменении своих личных данных — рождение ребёнка, смена паспорта, семейное
положение и другие сведения. Это помогает поддерживать актуальность данных и
облегчает коммуникацию внутри организации.Быстрое получение информации о зарплате. «1С:Кабинет сотрудника»
позволяет сотрудникам быстро получать информацию о своей зарплате, начислениях
и удержаниях. Это повышает прозрачность и позволяет сотрудникам контролировать
свои доходы.Улучшение взаимодействия с HR-отделом. Сотрудники могут обращаться
в HR-отдел через «1С:Кабинет сотрудника», задавать вопросы, запрашивать
информацию о правилах работы, отпусках, бонусах и других HR-вопросах. Это
улучшает коммуникацию между сотрудниками и HR-отделом и повышает уровень
сервиса.Удобное управление графиком работы и отпусками. Сервис позволяет
сотрудникам управлять своим графиком работы, запрашивать отпуска, согласовывать
их с руководством и отслеживать остаток отпускных дней, а также назначать и согласовывать заместителей. Это
делает процесс управления рабочим временем более гибким и удобным.Это все понятно, а
как установить и настроить? Чтобы сервисы работали корректно, стоит обратиться за
помощью к специалистам. При обращении в организации проверяйте, сертифицированы
ли ее специалисты фирмой «1С». Стоит также узнать, кто еще сотрудничал с
компанией, собрать отзывы клиентов и обратить внимание на срок существования на
рынке франчайзи. Отлично, если вам предоставят возможность убедиться во всех преимуществах
сервисов. Например, у нас вы можете получить бесплатный демо-доступ к
«1С:Кабинет сотрудника» на 45 дней по этой ссылке . А кроме того, вступив в наш Клуб привилегий, вы получите 1000 баллов и
сможете списать до 30% стоимости и получить 5% кэшбэка с покупок.
Ну что, готовы автоматизировать документооборот и избавиться
от лишней бумажной работы? Тогда эти три сервиса — вам в помощь!