ФНС проверяет расходы на УСН «доходы»: чем рискует бизнес и как защититься

При УСН «доходы» налог рассчитывается без учёта произведённых расходов. Казалось бы, зачем инспекции проверять суммы, которые не влияют на налоговую базу?

Однако вопрос не в правильности расчёта налога по УСН. Инспекцию интересует, не оплачивает ли организация личные расходы директора, учредителя или работников под видом хозяйственных операций.

Почему ФНС проверяет расходы при УСН «доходы»

Прежде всего, никакого нового полномочия налоговая служба не получила.

Ещё в письме от 23 июля 2021 года № ЗГ-2-2/1090@ ФНС разъяснила, что организации на УСН «доходы» обязаны подтверждать произведённые расходы первичными документами.

Поскольку расходы не участвуют в расчёте налоговой базы, их не требуется отражать в соответствующей графе книги учёта доходов и расходов. Но это не означает, что организация вправе тратить деньги без оформления хозяйственных операций.

Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» распространяется и на организации, применяющие упрощённую систему налогообложения. Документальное оформление операций и хранение первичных документов остаются обязательными.

Сейчас изменился прежде всего характер внимания инспекций. Если раньше неподтверждённые расходы могли не вызывать вопросов при проверке декларации по УСН, то теперь те же операции рассматриваются с точки зрения возможного получения доходов физическими лицами.

Когда расходы по корпоративной карте становятся налоговым риском

Допустим, директор оплачивает корпоративной картой ноутбук стоимостью 150 тыс. рублей.

Сам по себе платёж не вызывает вопросов. Компания вправе приобретать оборудование для своей деятельности.

Но если ноутбук фактически передан директору для личного использования, не учитывается как имущество организации и документы о его приобретении отсутствуют, инспекция может выяснять, не получил ли руководитель доход в натуральной форме.

Аналогичные вопросы возникают при оплате личных поездок, проживания, бытовых покупок и иных расходов, не связанных с деятельностью компании.

При наличии предусмотренных законом оснований налоговый орган может поставить вопрос об НДФЛ. Если выплаты связаны с трудовыми отношениями или другими отношениями, образующими объект обложения страховыми взносами, возможны доначисления взносов.

Но здесь есть существенная правовая оговорка.

Неподтверждённый расход не равнозначен доказанному доходу физического лица.

Отсутствие одного документа ещё не означает, что денежные средства стали заработной платой или личным доходом работника.

Необходимо установить, кто фактически получил экономическую выгоду, в чём она выражалась и на каком основании предоставлялась. Для начисления страховых взносов дополнительно имеет значение правовая природа соответствующей выплаты.

Поэтому требование инспекции подтвердить расходы и решение о доначислении налогов — совершенно разные правовые ситуации.

Какие операции по бизнес-картам могут привлечь внимание ФНС

Наибольший риск возникает там, где движение денег невозможно связать с конкретной хозяйственной операцией.

Это касается снятия наличных без последующего отчёта, перечислений директору под отчёт, покупок личного характера, оплаты поездок без документов об их служебном назначении.

Особого внимания заслуживают ситуации, когда корпоративной картой постоянно пользуется единственный участник общества, одновременно исполняющий обязанности директора.

Нередко владелец небольшого бизнеса воспринимает деньги компании как собственные. Но с юридической точки зрения имущество ООО обособлено от имущества его участника.

Даже если человек владеет всеми долями общества, это не даёт ему права произвольно распоряжаться деньгами компании в личных интересах.

Деньги могут выплачиваться участнику или руководителю по законным основаниям, включая заработную плату, дивиденды, возврат займа либо возмещение расходов. Каждая операция должна соответствовать своему действительному содержанию и быть оформлена надлежащим образом.

Отдельная ситуация — выдача денег под отчёт. Пока у работника существует обязанность отчитаться об их использовании либо вернуть неизрасходованные средства, сам факт передачи денег не означает безусловного возникновения облагаемого дохода.

В случае спора необходимо установить, сохранилась ли такая обязанность и что фактически произошло с денежными средствами.

Нужно ли ИП на УСН «доходы» подтверждать личные расходы

Здесь важно не смешивать индивидуальных предпринимателей и организации.

ИП действует без образования юридического лица. Денежные средства, полученные от предпринимательской деятельности, принадлежат самому гражданину.

Поэтому перевод собственных денег с расчётного счёта ИП на личный счёт и последующее использование этих средств для личных нужд сами по себе не образуют нового дохода, облагаемого НДФЛ.

У ООО ситуация другая: деньги принадлежат организации, а не её участнику.

Вместе с тем предприниматель обязан сохранять документы, необходимые для исполнения налоговых обязательств, и подтверждать операции, имеющие значение для налогообложения.

Таким образом, режим УСН «доходы» не освобождает от документального учёта, но правовые последствия распоряжения деньгами существенно зависят от того, кто является налогоплательщиком — организация или ИП.

Может ли налоговая требовать все чеки и документы за несколько лет

Полномочия налоговых органов достаточно широки, но не безграничны.

Налоговый кодекс предусматривает разные процедуры истребования документов. Их нельзя смешивать.

При камеральной проверке действуют ограничения статьи 88 НК РФ. В частности, пункт 7 запрещает требовать дополнительные сведения и документы, если соответствующее право прямо не предусмотрено законом.

При выездной проверке документы истребуются по правилам статьи 93 НК РФ.

Отдельный механизм предусмотрен статьёй 93.1 НК РФ. Он позволяет получать документы и информацию о деятельности проверяемого лица, а вне рамок налоговых проверок — сведения относительно конкретных сделок при наличии обоснованной необходимости.

Поэтому законность требования зависит не только от перечня запрошенных документов, но и от основания их истребования.

Если инспекция требует подтвердить все расходы по корпоративным картам за продолжительный период, необходимо установить, в рамках какого мероприятия налогового контроля действует инспекция и насколько запрошенные сведения соответствуют предусмотренной законом процедуре.

Само по себе применение УСН «доходы» не делает любое требование незаконным. Но и ссылка на налоговый контроль не освобождает инспекцию от соблюдения Налогового кодекса.

Что делать, если ФНС потребовала подтвердить расходы

Первая ошибка — игнорировать требование, полагая, что расходы не влияют на расчёт налога по УСН.

Вторая — сразу соглашаться с возможностью доначислений только потому, что часть чеков утрачена.

Начать следует с анализа самого требования. Нужно определить правовое основание его направления, период, перечень операций и срок представления документов.

Затем необходимо проверить банковские выписки, первичные документы, авансовые отчёты и сведения бухгалтерского учёта.

Если расходы действительно произведены для нужд компании, следует собрать доказательства их хозяйственного назначения. В зависимости от обстоятельств это могут быть договоры, счета, акты, переписка с поставщиками, документы о получении товаров и их дальнейшем использовании.

При отсутствии отдельных чеков имеет смысл выяснить, можно ли восстановить документы у продавца или подтвердить обстоятельства операции другими достоверными доказательствами.

Если денежные средства выдавались под отчёт, необходимо отдельно проверить основания выдачи, отчётность работника и сведения о возврате неизрасходованных сумм.

При этом нельзя подменять реально совершённые операции фиктивными документами или оформлять задним числом несуществовавшие сделки.

Если требование выходит за пределы полномочий инспекции, правовую позицию следует изложить в мотивированном ответе с указанием соответствующих норм НК РФ. Законные требования необходимо исполнять в установленные сроки.

Можно ли оспорить доначисление НДФЛ и страховых взносов

Да. Доначисление не становится законным только потому, что налогоплательщик не смог представить отдельные документы.

При оспаривании необходимо проверить, установлено ли получение дохода конкретным физическим лицом, правильно ли определены его размер и дата получения, существует ли объект обложения страховыми взносами.

Например, предоставление денег под отчёт, возмещение расходов сотрудника и оплата его личных потребностей могут иметь разные налоговые последствия.

Если инспекция объединила подобные операции в одну категорию, не исследовав их содержание, это основание для проверки обоснованности её выводов.

При несогласии с решением налогового органа предусмотрена административная процедура обжалования, а затем — судебная защита с соблюдением установленного порядка.

Что необходимо изменить в работе компании

Расширение внимания к корпоративным расходам требует пересмотреть не налоговый режим, а порядок обращения с деньгами организации.

Для небольшой компании это прежде всего вопрос внутреннего контроля.

Корпоративная карта должна использоваться для расходов, которые можно объяснить и подтвердить. Выдача денег под отчёт должна сопровождаться понятной процедурой отчётности. Личные расходы руководителей и участников не следует смешивать с хозяйственными платежами.

При этом не нужно создавать чрезмерный документооборот или собирать дополнительные бумаги ради самих бумаг.

Достаточно организовать учёт таким образом, чтобы по каждой существенной операции можно было установить, кому перечислены деньги, за что они уплачены и как приобретённое имущество или услуга использовались.

Это значительно дешевле, чем восстанавливать документы после получения налогового требования.

Значит ли это, что УСН «доходы» перестаёт быть простой системой налогообложения?

Нет. Порядок расчёта налога с объектом «доходы» от участившихся проверок корпоративных расходов не изменился.

Но простота расчёта налога никогда не означала освобождения от остальных обязанностей организации.

Внимание ФНС к корпоративным картам показывает, насколько дорогостоящим может оказаться смешение имущества компании и её руководителей.

Для бизнеса возникает вполне практический вопрос: способна ли организация объяснить движение собственных денег, не прибегая к предположениям и документам, подготовленным уже после начала проверки?

Если способна, у неё существенно больше возможностей защитить свою позицию.

Если нет, даже компания, которая правильно рассчитывала и своевременно уплачивала налог по УСН, рискует получить претензии по другим обязательным платежам.

УСН «доходы» освобождает от учёта расходов при расчёте налоговой базы по этому режиму. Но не освобождает от необходимости подтвердить, куда ушли деньги компании и кому они фактически достались.