Как не надо: 4 ошибки при организации командировок

Нет четких правил организации поездок

Организация командировки – довольно трудоемкий процесс, в который вовлекаются разные сотрудники компании. Кроме того, поездки – это серьезная статья расходов. Поэтому для избежания недопониманий и потерь стоит разработать правила организации деловых путешествий. Обычно набор таких правил называют тревел-политикой или положением о командировках.

Если такого документа у вас нет, то каждая поездка будет организовываться по-новому: сотрудники будут сами решать, когда подать заявку на командировку, какие сопутствующие документы нужно предоставить после нее, на глазок определять сроки подачи на визы и оценивать стоимость билетов. Объективно, это не самый лучший вариант – тут неизбежны переплаты и ошибки.

Например, сроки выдачи виз в разные страны могут различаться, компания может считать дорогим билет или отель, цена которого приемлема для сотрудника.

Вот, что стоит включить в тревел-политику:

• сроки подачи заявок на поездки – сотрудники будут знать, что если им нужно куда-то поехать, этот вопрос стоит решать заранее;
• правила оформления поездки – какие чеки сохранять, что писать в отчете;
• ограничения по стоимости и типу билетов – иногда выгоднее брать возвратные билеты, если у вас командировки часто сдвигаются, это позволит минимизировать потери.

Наличие такого документа упростит контроль и ведение отчетности, а также поможет сэкономить.

Недостаточный контроль расходов

Наличие тревел-политики важно, но еще более важен контроль ее выполнения. Командировки могут стать источником серьезных потерь для бизнеса из-за ошибок при организации поездок.

Многие работники не укладываются в установленные лимиты расходов и тратят ресурсы на личные нужды. Например, чтобы накопить мили покупают билеты в тех авиакомпаниях, в которых оформлены карты лояльности, по приезде просят повысить класс номера в отеле и т.п.

Некоторые поставщики и тревел-агентства также добавляют в цену билета завышенные сборы – в итоге цена билета вырастает незначительно, но в масштабах компании за долгое время убытки могут быть существенными.

Чтобы избежать таких ситуаций и четко контролировать выполнение тревел-политики важно использовать единую электронную систему бронирования. Это позволит:

• видеть реальные цены на билеты и отели и покупать по ним;
• устанавливать лимиты для разных групп сотрудников;
• выгружать документы для проверки исполнения всех правил.

Нет графика командировок

Очень часто командировки организуются спонтанно, никакого графика будущих поездок не ведется. Это ведет к огромным убыткам для компании. По статистике OneTwoTrip, цена авиабилета за пару дней до вылета может быть на 50% выше, чем при бронировании за 2-3 месяца. С поездами и отелями похожая ситуация – при покупке «здесь и сейчас» они стоят, в среднем, на 20% дороже, чем при бронировании заранее.

Наличие графика со списком будущих поездок позволит забронировать билеты и гостиницы заранее, а значит – серьезно сэкономить. В зависимости от требований вашей тревел-политики, вы можете покупать невозвратные или возвратные билеты – в последнем случае при отмене поездки удастся вернуть часть стоимости билета.

Отсутствие автоматизации

Часто компании работают либо с одним «проверенным» агентством, либо постоянно пытаются найти более выгодные условия сотрудничества, перебирая поставщиков. У каждого из этих вариантов есть существенные минусы.

Работа с одним поставщиком на протяжении долгого времени ограничивает выбор. Маловероятно, что одно агентство сможет обеспечить доступ к полной картине цен и найти для вас абсолютно все доступные на рынке варианты. В итоге вы будете переплачивать за поездки и упускать выгодные предложения, потому что просто о них не узнаете.

Самостоятельный же поиск лучших вариантов у разных агентств и поставщиков выльется в огромное количество ручного труда. Вам придется вести масштабные таблички, сравнивать множество вариантов, автоматизировать все это практически невозможно. В итоге неизбежны ошибки и, в лучшем случае переплаты, а в худшем – сорванные поездки.

Избежать этих проблем можно с помощью сервиса онлайн-бронирования деловых поездок – такой инструмент агрегирует данные по множеству перелетов, поездов и отелей в одном месте. Например, так работает OneTwoTrip for Business – с помощью сервиса можно бронировать деловые поездки без посредников и переплат, видеть более выгодные даты перелетов, «склеивать» в одном заказе билеты разных авиакомпаний для получения более выгодной цены, выгружать сопутствующую документацию.

В итоге вы получаете доступ ко всем доступным на рынке вариантам поездок, которые автоматически сортируются по заданным параметрам. Это экономит время и деньги.

Заключение

В завершение, перечислим базовые правила, которые позволят избежать ошибок при планировании командировок:

• Вам нужны чёткие правила. Создайте тревел-политику и пропишите там критерии оформления деловых поездок, чтобы избежать ненужной самодеятельности, ошибок и переплат.
• Контролируйте расходы с помощью цифровых инструментов. Завышенные тарифы поставщиков, превышение заданных лимитов затрат, неполная отчетная документация – все эти моменты стоить контролировать, чтобы избежать лишних затрат и повысить эффективность организации деловых поездок в компании.
• Составьте график командировок. Бронирование поездок заранее помогает серьезно сэкономить, спонтанные командировки приводят к финансовым потерям.
• Автоматизируйте работу с поставщиками. Работа с одним агентством долгое время или поиск лучших вариантов в ручном режиме – в каждом из этих случаев вы рискуете упустить выгодные варианты поездок и усложняете выполнение тревел-политики. Гораздо практичнее использовать онлайн-систему бронирования, в которой собраны варианты множества перевозчиков и отелей, а также есть возможность формирования отчетных документов онлайн.

Бонус для читателей Spark.ru: при получении договора-оферты или подписании договора с OneTwoTrip for Business (онлайн-сервис организации командировок) вам на счет будет зачислена 1 тысяча рублей.