редакции
Бесплатный курс по нескучной финансовой грамотности: Урок 4 - Как учитывать приход и уход денег
В конце месяца мне приносили отчет, но что делать с этими цифрами дальше — я не понимал. Было ощущение, что бизнес сам по себе, я сам по себе. Пора было что-то менять.
Начал я с простого — учета прихода и расхода денег компании. Для этого есть несложный отчет ДДС. О нем сегодняшний урок.
В конце статьи будет ссылка на скачивание шаблона.
Что такое ДДС?
ДДС — это отчет движения денежных средств (по-другому «Кэшфлоу»). Нужен он, чтобы знать сколько и когда пришло или убыло денег у компании. В нем фиксируем каждую операцию, когда денег в компании стало больше или меньше. Звучит просто, разберемся детально.
Шаблон отчета ДДС в гугл-докс. Сверху — кошельки, снизу — статьи расходов и доходов. Все что серым — заполняем от руки или выбираем вариант из списка.
Отчет показывает, на что вы тратите и сколько у вас денег в начале каждого месяца. Вы увидите, хватит ли денег на оплату аренды, выплату зарплаты, расчеты с поставщиками. Когда перед вами все движения денег, вы сможете планировать будущие расходы.
Когда вы захотите взять кредит в банке, в первую очередь с вас спросят показать ДДС. Он покажет, сможет ли ваш бизнес погашать кредит без просрочек. ДДС проще всего вести в эксель или гугл-табличке. Но есть минимум 5 правил, которые помогут превратить табличку с циферками в полноценный управленческий отчет. Поехали. В малом бизнесе количество доходных и расходных статей доходит до 50–60 в месяц. Чтобы строки в таблице не смешивались в кашу, разобьем статьи по категориям. Ищем в табличке статьи, которые можно объединить по смыслу. Сгруппируем: воду в офис, канцелярию, замену ковриков, аренду офиса в одну статью «офис». При этом глобальную категорию назовем статьей, а входящие в нее операции — субстатьями. Точно также объедините операции по другим направлениям. Разбивка на статьи, направления, группы и субстатьи Если у вас несколько направлений в бизнесе, разделите денежные потоки, разбив табличку на разделы. Например, вы продаете товары оптом и в розницу — это разные направления. Когда вы сгруппируете расходы и доходы, у вас будет продуманный список статей, в каждом из которых несколько субстатей. Чем меньше статей, тем лучше. Оптимальное количество 20-25. Так будет проще находить нужные операции по месяцу. Если в кассе есть деньги, нормальный бизнесмен хочет их куда-нибудь вложить. Но если вы сегодня покупаете станок, а через 5 дней вам выдавать зарплату, денег на все может не хватить. В итоге вы берете деньги из одного направления, чтобы профинансировать другое. Разделяйте денежные потоки на 3 вида деятельности:Операционная. Это расходы, связанные с ежедневной работой компании: закуп сырья, оплата подрядчиков, аренда офиса. Инвестиционная. Это покупка, продажа и обслуживание основных средств предприятия: покупка оборудования, разработка нового сайта. Это расходы, которые будут нести пользу много лет.Финансовая. Это кредиты и займы для финансирования компании: занимаем деньги, берем кредиты, выплачиваем дивиденды.Если в каком-то направлении не хватает денег на расходы, можно взять из другого направления. При этом просчитайте риски и подумайте, как их избежать.Для разделения потоков берем годовой отчет ДДС. Сводим в него статьи по всем месяцам. ДДС по году: столбцы — месяцы, строки — статьи доходов и расходов Если у вас 3 расчетника, 2 карты, Яндекс-кошелек и наличка — легко запутаться. Когда все кошельки в одном месте, вы можете контролировать денежные потоки. Сведите все кошельки в нашу любимую табличку. Монитор кошельков в ежемесячном отчете ДДС Собственник покушал в кафе и заплатил рабочей картой 1000 рублей. В табличку внести этот расход он забыл, поэтому у бухгалтера пропали деньги в отчете. Собственник не вспомнил про кафе и отругал бухгалтера по всем правилам. Кто ж еще виноват? Чтобы личные траты не мешали бизнесу, назначьте себе зарплату. Платите себе, как и другим сотрудникам — раз в месяц. Это правильно с точки зрения финансовой грамотности и честно по отношению к сотрудникам. Бухгалтер ни в чем не виноват. Собственник смотрит в отчет, по нему в кассе — 100 000 рублей. Открывает ящик стола, а там — 20 000. Не понятно, куда пропали 80 тысяч, когда это произошло и где они теперь. В лучшем случае вы вспомните, что спрятали деньги дома под матрас, но в худшем деньги исчезли — их могли украсть. Чтобы контролировать потерянные операции или кражи, чаще заглядывайте в табличку. Смотрите отчет каждый день перед тем, как пойти домой. Зная, что вы следите за деньгами, сотрудники перестанут подворовывать. Если у вас нет сотрудников с доступом к деньгам — это не повод не сверять учетные средства с фактическими. Если не хотите обмануть сами себя, посещайте табличку почаще. Представляем вам мазь от кассовых разрывов — платежный календарь. Платежный календарь — это отчет ДДС из будущего. В него вносим, сколько денег поступит или убудет в конкретный день будущего месяца. Это простейший инструмент финансового планирования. Пустая табличка платежного календаря Чтобы составить табличку, занесите плановые расходы и доходы в конкретные даты календаря. Что-то можете вбить сразу, например, 5 числа вы платите за аренду офиса. Также вы регулярно платите зарплаты, закупаете сырье и заказываете водичку для кулера. 5 и 6 августа у нас будут деньги на счету, а 7 и 8 августа мы в кассовом разрыве. Потерпеть нужно до 9 числа, когда поступление на 80 тысяч выведет нас в плюс. Допустим, у вас 1 августа на всех счетах 150 тысяч. Вы сели составлять платежный календарь: Шаг 1: планируете расходы. В сумме вы насчитали расходов на 170 тысяч. Вы видите, что 7 августа деньги закончатся, а 10 числа будет нечем платить зарплату. Шаг 2: планируете поступления. Руководитель отдела продаж сказал, что 5 августа клиент заплатит 290 тысяч. Шаг 3: подводим итог. У нас сейчас есть 150 тысяч, расходов по месяцу — 170 тысяч, доходов — 290. Считаем: 150 − 170 + 290 = 270 тысяч рублей. В конце месяца, хоть пока только в уме, мы в плюсе. Наталья часто попадает в кассовые разрывы. С утра на столе лежит 30 счетов на оплату, она заходит в интернет-банк, смотрит на остаток денег и понимает, что оплатить может только 10 счетов. Остальные 20 лежат до момента, когда поступят новые деньги. Или не поступят. Контрагенты названивают, требуют оплаты, а Наталья страдает и ничего не может поделать. Наталья начала раз в месяц составлять платежный календарь. Теперь она видит, когда поступят деньги, а когда нужно платить по счетам. Если денег не будет хватать в каком-то промежутке времени, она заранее договорится с поставщиком об отсрочке платежа, возьмет кредит или прозвонит должников. В крайнем случае — займет у друзей. Платежный календарь — мазь от кассовых разрывов 1. Вносите приходы и расходы не реже одного раза в неделю. 2. Разбейте деньги по направлениям: офис, склад, зарплаты и тд. 3. Соберите кошельки в одной табличке. 4. Не мешайте личные деньги с рабочими. 5. Деньги в кассе = деньги в табличке. 6. Ведите платежный календарь, чтобы не попадать в кассовые разрывы и планировать денежные потоки. Пусть денежные потоки текут бурной рекой Наши шаблоны — в Гугл-таблицах, это как Эксель, только в онлайне и от Гугла. Чтобы воспользоваться шаблоном, перейдите по ссылке, заполните форму и мы пришлем ссылку на почту. Далее надо будет сделать копию таблички на свой диск — и можно пользоваться. Внутри есть видеоинструкция. Получить шаблон платежного календаря → Начать вести кэшфлоу — шаг номер ноль в финансовом учете. В следующий раз разберем балансовый отчет. Вы узнаете, где зарыты деньги: у подрядчиков, в дебиторке, запасах и бог еще знает где. Будем скучать,Саша и Андрей. P. S. Если хотите порекомендовать рассылку друзьям, врагам или партнерам пришлите им вот это — http://noboring-finance.ru/?utm_source=spark&utm_medium=partner Урок 1: Зачем Вам скучные финансы? — здесь Урок 2: Базовые принципы учета — здесь Урок 3: Как посчитать прибыль — здесь
5 правил ведения ДДС
1. Сгруппируйте статьи доходов и расходов
2. Разделите потоки на 3 вида деятельности
3. Соберите все кошельки в одном месте
4. Не смешивайте личные деньги с рабочими
5. Деньги в табличке и в кошельке должны сходиться
Платежный календарь
Чем хорош календарь
Как календарь спасает от кассовых разрывов
Запомните
Скачайте шаблоны ДДС и платежного календаря
В следующий раз
