Главное Свежее Вакансии   Проекты
Продвинуть свой проект
😼
Выбор
редакции
2 826 5 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Как организовать и раскрутить мероприятие на 100 человек за 9 часов без бюджета?

Руководитель проекта "Образовательный Петербург" Илья Павлов описал ключевые болевые точки при организации мероприятий и способы все сделать бесплатно.

На протяжении 2018-2019 годов наша команда «Образовательный Петербург» организовала 4 мероприятия без какого-либо бюджета и с минимально затраченным на организацию и продвижение временем. И всё это с учётом печати пресс-волов, плакатов, привлечения спикеров и продвижения в социальных сетях.

Так как для многих новичков в event-сфере главные проблемы — это отсутствие бюджета, незнание о многих бесплатных возможностях относительно организации мероприятий и отсутствие времени, сопровождающееся дедлайнами, то будем исходить именно из этих проблемных точек.

Поиск площадки

Обычно базу бесплатных площадок можно найти по обычному поиску в браузерной строке. Здесь нужно исходить из примерного количества потенциальных посетителей. Это несложно проверить, если ориентироваться на схожие конкурентные ивенты. На основании заявленного числа площадка и выдвигает доступные даты и зал/коридор.

Например, для мероприятия «CyberSport Event» – нам было выделено фойе с мебелью и большой зал для 100 человек. Подобные площадки не требует вложений и, более того, взаимных репостов/постов. И к слову, у многих площадок также присутствуют кулеры с водой, что решает возможную проблему поиска воды для спикеров и участников.

Примеры таких площадок: Точка Кипения.

В случае небольших мероприятий до 50 человек идеально подойдут специально заточенные под ивенты библиотеки.

Пример: Библиотека Гоголя.

Поиск спикеров

Огромная часть спикеров соглашается выступать бесплатно для самопиара.

Самый лучший выбор – пригласить спикера от известного сообщества или ВУЗа. К примеру, на нашем мероприятии, посвящённому дизайну выступал основатель «Dribbble» (https://vk.cc/9sZCtq), а на «CyberSport Event» - кафедра киберспорта НГУ им. Лесгафта и спикеры от «Санкт-Петербургской Федерации Компьютерного Спорта» (https://vk.cc/9Onv4T).

Для этого необходимо составить список известных сообществ, тема которых является темой вашего мероприятия и поспрашивать непосредственно там. Говоря о сферах, стоит отметить что одним из вариантов поиска спикеров может быть просмотр схожих тематических мероприятий или же выборка интересных спикеров из ВУЗов.

Поиск спонсоров

Для печати плакатов/прессволов: поиск копицентров происходит по обычной карте. Если речь идёт о печати плакатов/бейджей, то печать осуществляется на бесплатной основе. Обычно подобные сделки подкрепляются лишь логотипом на плакатах.

В случае же с прессволами дела обстоят несколько иначе, т.к. копицентры не соглашаются печатать прессвол в случае, если на мероприятие заявлено менее 100 человек (для некоторых копицентров цена увеличивается).

К слову, многие копицентры могут делать дизайн для прессволов сами, тем самым упростив вам задачу. Например, «Копицентр OQ».

Для дизайна постов социальных сетей/плакатов: поиск дизайнеров/дизайнерских студий происходит так же с помощью карты и осуществляется по схожему бартерному принципу. Всё что необходимо сделать, это обосновать ценность мероприятия, указать количество людей и предложить оставить логотип дизайнерской студии на плакатах. Взамен можно получить и плакаты, и шаблоны для будущих постов.

Пример того, как это может выглядеть

Продвижение

Перед непосредственным продвижением необходимо собрать базу групп города (в том числе его ВУЗов, так как большая часть активной аудитории как ни странно находится именно там), в котором планируется мероприятие и базу отраслевых групп, тематика которая имеет отношение к ивенту. Например, так как наше мероприятие было посвящено киберспорту, то соответственно нужно было написать всем группам, связанным с игровой индустрией и киберспортом.

PR необходимо осуществлять за 2 недели до мероприятия, так как это оптимальный вариант для первоначальных «посевов» по группам и повторным через неделю.

Но стоит ли писать самому порядка 150+ группам? На самом деле нет, так как для этого существуют бесплатные боты. Например, «БроБот», который может самостоятельно разослать сообщения с просьбой об анонсе/репосте базе собранных групп.

Также стоит завести для собственного сообщества email-рассылку. Например, мы пользуемся «Senler» и с помощью подобных инструментов оповещаем участников за 3 и за 1 день о предстоящем событии. Для сбора потенциальных посетителей стоит использовать подобные рассылки и просто внедрять в посты как элемент регистрации. Таким образом, мы собираем целевую аудиторию и, по возможности, оповещаем её о предстоящем событии.

Во время PR-кампании стоит озаботиться созданием постов о спикерах, чтобы подогреть интерес потенциальных посетителей.

Как итог, мероприятие собрало 75 000 просмотров, 84 репоста и 100 посетителей.

Итоги

Таким образом, большую часть времени заняло первоначальное формирование списка групп города, ВУЗов, молодёжных сообществ. При повторном продвижении потребуется лишь сбор тематических групп.

Если пользоваться отработанным планом, то:

  • на поиск площадки, спикеров и спонсоров (копицентр и дизайн-студия в отдельности) уходит по 1 часу. Иными словами, на один лишь поиск должно уйти 4 часа;
  • на сбор групп – 2-3 часа в зависимости от количества групп;
  • на настройку бота - 30 минут;
  • на рассылки и посты о спикерах с подготовленным дизайном от студии - 30 минут;
  • составление технического задания для дизайнера – 1 час.

Иными словами, на одно подобное мероприятие уходит примерно 9 часов.

В случае возникновения вопросов по организации мероприятий, смело можете писать нам в сообщество, либо лично мне.

+1
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Комментарии
Первые Новые Популярные
MarketingNews
Дайджест новостей в маркетинге и рекламе
Олег Михалевич
Самое главное не написано: мероприятие-то было бесплатное?
Ответить
Редакция Spark.ru
Материалы от команды Спарка
MarketingNews
Дайджест новостей в маркетинге и рекламе
Олег Михалевич
Тогда муахаха.
Рассказываю "Как собрать бесплатное мероприятие из 100 человек":
- приглашаете в спикеры Sendsay, Getresponse и Миртесен за то, чтобы они сделали рассылки по своей базе;
- приглашаете в партнеры 1с, Битрикс, Ланит или подобного, чтобы они дали денег на всё остальное.
Бинго.
У вас мероприятие на 100 человек без затрат.
Ответить
Редакция Spark.ru
Материалы от команды Спарка
MarketingNews
Дайджест новостей в маркетинге и рекламе
Олег Михалевич
Будет про CMOS: как вдвоём и без бюджета собрать 200 участников на платную конференцию и потом втроём провести)))
Ответить
Выбрать файл
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать
Комментарии

Spark использует cookie-файлы. С их помощью мы улучшаем работу нашего сайта и ваше взаимодействие с ним.