редакции
Как мы увеличили производительность труда компании на 33%: 14 золотых правил
В далеком 2013 году — еще в начале пути 1-го российского научного центра «Технологии успеха», когда наш коллектив вырос до 15 человек, мы столкнулись с такой проблемой — дальнейший рост количества сотрудников был невозможен.
Почему? Все просто — все друг друга постоянно отвлекали от работы по своим вопросам. В итоге постоянный шум-гам, суета, сосредоточиться над выполнением задачи очень сложно. Но расти и развиваться было нужно, и мы это прекрасно понимали! Решение оказалось близко!
Мы сели и проанализировали типовые проблемы, с которыми сталкиваются все сотрудники. В итоге получили кодекс / свод правил (кому как больше нравится), каждый из 14 пунктов которого был продуман и проработан не один десяток раз, благодаря чему мы получили в настоящем времени штат из 52 сотрудников, где каждый работает с комфортом даже в одном коворкинге.
Далее поговорим подробнее о каждом пункте. Первое и самое важное, что стоит отметить — дела, требующие быстрое реагирование. Конечно, если возник срочный вопрос по заключению договора с новым клиентом или сломался «боевой» сайт, то в любое время и с любым коллегой мы решаем этот вопрос любым способом! Он одинаков для всех сотрудников: специалистов, менеджеров, руководителей и директоров. Новости — это прекрасно, но только в перерывы от задач. До обеда мы стараемся вообще не отвлекаться на стороннюю ерунду. Даже не обсуждать вслух те вопросы, которые не касаются других коллег рядом (это очень мешает!!!). До 9:00 каждого дня должен быть готов четкий план работ — что конкретно нужно сделать сегодня! Для руководителей и менеджеров обязательный инструментарий — Гугл календарь. Для специалиста можно обойтись и ежедневником или стикером, но глядя на менеджеров, наш спецы сами для своего же удобства начали использовать Гугл календарь. Лучше всего за 15 минут до окончания рабочего дня сесть, открыть в Б24 (или любом другом трекере задач, смотря что использует ваша компания) задачи и подумать, какой приоритет сделать на завтрашний день! Мы обычно начинаем с 3-х самых сложных и приоритетных задач на утро, пока есть силы! Все уточнения, которые касаются текущей задачи/проекта, пишутся полным списком в комментариях к задаче нашей СРМ системе. Если постановщик задачи не отвечает сразу — лучше написать в мессенджер с просьбой дать ответ по задаче в СРМ системе. Если работа встала, приступить к другой задаче будет целесообразнее, чем ждать ответ час-два. Не все всегда получается обсудить в электронном виде, некоторые вопросы требуют устного обсуждения. Для этого пишем коллеге в мессенджере: когда удобно по времени обсудить и суть вопроса. Ждем ответа в течение 60 минут. Если ответа нет, а без обсуждения работа дальше не может двигаться, то лучше подойти и уточнить у коллеги голосом насчет времени. Такое встречается довольно часто! И здесь мы действуем по такому принципу — лучше всего спросить у своего непосредственного руководителя, какую задачу сделать первой. Руководитель решает все вопросы с постановщиками задач в этом случае сам. Эффективнее всего делить задачу на небольшие спринты (до 60 мин.) и делать перерыв после каждого из них. При этом важно отключать все мессенджеры и уведомления в нашей СРМ системе. Закончился спринт — можно проверить СРМ и мессенджер на наличие важных сообщений. После — отдохнуть, прогуляться, почитать новости в течение 5–10 минут. Главное договориться заранее, описав всю суть вопроса, чтобы коллега (коллеги) смог посмотреть задач и подготовиться к обсуждению. Если есть Гугл календарь — еще проще. Можно запланировать себе мероприятие и выслать другим приглашения. Прежде чем обсуждать вопрос с коллегами, обязательно нужно найти и сформулировать как минимум 2 своих варианта ответа. При этом обязательно пояснить суть задачи и проекта, только тогда переговоры принесут свои плоды. Мы придерживаемся главного правила: писать полную мысль в одном сообщении сразу и полностью, а не через Enter — чтобы собеседник ждал целый час, пока весь поток мыслей иссякнет уже. Что и как мы заносим в календарь: Внедрение само собой не прошло сразу и гладко! Приходилось изо дня в день напоминать каждому, какой пункт нарушен. Понадобилось около 3-х месяцев, чтоб все сотрудники перешли на такой режим. Но в итоге мы увидели по KPI, что производительность труда выросла на 33%. Сейчас, конечно, удаленка тоже внесла свои коррективы. Теперь вместо обычных встреч к нам добавились зумы, а решение вопросов чаще происходит в мессенджерах. Но тем не менее каждый из наших сотрудников придерживается этих 14 правил, неважно в офисе он или дома.
1. Срочные вопросы
2. Общий план работ
Почему так? По мнению психологов, самый пик активности мозга приходится именно на время с 9.00 до 12.00. В этот период сотрудник выполняет самый большой процент текущей работы за день. Именно это время самое продуктивное для любого вида деятельности. После обеда наш мозг готов работать, но с меньшей активностью. Для этого периода общение и решение вопросов коллективно — лучше всего.
3. Минимум вопросов и обсуждений, которые не относятся к работе
4. Планирование рабочего дня
Установлено, что при наличии плана на день производительность возрастает на 39%.
5. Вопросы в электронном виде
То же самое относится к отношениям: руководитель → сотрудник отдела.
6. Вопросы, требующие устного обсуждения
То же самое относится к отношениям: руководитель → сотрудник отдела.
7. Если у специалиста > 1 задачи — и все они срочные
Подробнее о том, как руководителю организовать свою работу, я уже рассказывал в статье: Как я обуздал хаос в потоке задач и построил эффективную систему работы руководителя.
8. Спринты по 30–50 минут
9. Что делать, если требуется встреча с коллегами более чем на 10 минут
То же самое относится к отношениям: руководитель → сотрудник отдела.
10. На любой вопрос — 2 своих варианта ответа
11. Сообщения в мессенджерах
12. Правила всех встреч
13. План любого совещания
14. Правила Гугл календаря
Доступы к рабочим календарям должны быть открыты для непосредственного руководителя.
Что получилось в итоге
