Главное Свежее Вакансии Образование
😼
Выбор
редакции
2 704 0 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Как правильно ставить задачи сотрудникам, чтобы их выполняли качественно и вовремя: 7 правил, о которых знают, но не используют в работе

Рассказываем и показываем примеры постановок задач и работы с ними. Возможно, вы знаете об общепринятых правилах работы с задачами, но, скорее всего, не все их используете в ежедневной работе. Правильная постановка задачи — залог ее успешного выполнения в указанный срок.

Правило 1. Название должно говорить исполнителю о цели задачи и максимально передавать ее суть. Ни в коем случае не используйте общие фразы и короткие заголовки. Например, «Договор», «Почта», «Сделай работу» и т.д. Потому что из такого названия не ясно, о чем конкретно задача.

Старайтесь писать так, чтобы исполнителю уже сразу после прочтения было понятно, что предстоит делать. Например, название «Миша тебе задача», не отражает сути, что же именно нужно Мише сделать. А вот задача «Провести плановый техосмотр IVECO AI 5103-5» — Мише сразу все понятно.

Сравните два варианта списков задач:


1 вариант

2 вариант

В какой компании на ваш взгляд задачи будут выполняться быстрее и качественнее? Напишите свой ответ в комментариях.

Правило 2. Описание задачи пишите как можно подробнее. Вы упростите исполнителю задачу и сэкономите много своего времени. Почему сэкономите, а не потратите — ведь на заполнение описания потребуется потратить время? Дело в том, что, когда вы описываете подробности задачи и исполнитель понимает, что ему нужно делать, он не отвлекает вас уточняющими вопросами, а сразу приступает к работе.

Представьте, менеджер поставил секретарю задачу «Отправить документы за июнь в головной офис». Остальных подробностей в задаче нет. Секретарь задает вопросы по мере их возникновения (т.е. регулярно отвлекая менеджера):

— А какие именно документы?

— Когда отправить?

— Кто их должен получить?

— А отправить почтой или курьером?

Пока он все это уточнит, то потратит и свое время и время менеджера. Из-за отсутствия подробностей в описании задачи секретарь может не рассчитать сколько требуется время на задачу и выполнить ее с опозданием, а также может забыть или перепутать информацию, если будет спрашивать подробности, например, по телефону, запоминая их «на слух». В итоге выяснится, что секретарь перепутал адрес доставки или забыл вложить нужный документ в конверт.


Нет описания задачи :(

А теперь посмотрите, как меняется ситуация, если описание к задаче написать подробно:

"Собери пакет документов за июнь:

Договоры аренды со съемщиками помещений

Договоры на размещение рекламы

Акты выполненных работ с подрядчиками

Оригиналы заявлений сотрудников на отпуск

Заполненные путевые листы от водителей

Отправить нужно в головной офис.

Получать будет Виктория Осипова — главный бухгалтер.

Курьерская служба DPD (менеджер Виталий +7 495 543-44-02)".

После прочтения такой подробной инструкции (описания задачи) сотруднику все понятно и он приступает к работе над ней.


Понятное описание задачи

Правило 3. У задачи обязательно должен быть конечный срок ее исполнения.

Без дедлайна невозможно контролировать исполнение задачи. Например, у отдела по работе с клиентами 30 активных задач без конечного срока выполнения. Из-за отсутствия конкретных дедлайнов руководителю сложно понять, когда сотрудник выполнил работу и оценить его продуктивность или наоборот, почему до сих пор задача не сделана. Сотруднику не ясно, когда приступать к выполнению и к какому числу нужно успеть завершить задачу.


Устанавливайте реальные сроки выполнения — дедлайны. Реальные сроки — это время, к которому сотрудник должен успеть выполнить всю работу. Нужно учиться работать с дедлайнами, чтобы в итоге задачи выполняли вовремя.

Нужно учиться самому и обучать тех, с кем ты работаешь вместе, устанавливать дедлайны, которые реально выполнимы. Что такое «учиться работать с дедлайнами»? Это не просто «я поставил и вы должны сделать».

Представьте мастера по установке кондиционеров. У него загрузка на неделю вперед. В компанию обращается новый клиент, и менеджер ставит задачу на срочную установку, когда у мастера итак большая загрузка.

Нужно понимать, что у мастера уже есть работа, прежде чем ставить дедлайн новой задачи. Вы всегда можете посмотреть загрузку сотрудника по задачам и исходя из этого устанавливать сроки исполнения новой задачи.

Если вы понимаете, что для компании очень важно установить кондиционер новому клиенту, но мастер никак не может из-за загрузки, то поменяйте ему приоритеты и сроки в других задач. Например, если текущий клиент может подождать, отложите установку на пару дней, а в освободившиеся дни — мастер поедет на «срочную установку» к новому клиенту.


Правило 4. Используйте метки для установки приоритетов задачам, а также для добавления дополнительных статусов. Например, «Срочно», «Отправить прайс», «Email-рассылка».

Когда в компании 100500 задач именно метки помогают сотрудникам ориентироваться по списку и фильтровать необходимые задачи.


Благодаря меткам, сотрудники понимают приоритет задачи, которую нужно выполнить. Если пришло две задачи, а у одной из них стоит метка «Срочно», значит именно эту задачу нужно брать в работу первой.


Правило 5. Укажите сотруднику, какой вы ожидаете от него результат работы.

Примеры могут быть следующие:

  • документ — акт выполненных работ, заполненное заявление, подготовленный договор;

  • ссылка — ссылка на сайт или Google документ;

  • комментарий — текстовый ответ на вопрос задачи;

  • медиафайл — фотография, аудиозапись, видео.

  • закрытие заказа — это когда задача сотрудника связана с заказом от клиента и при ее выполнении, заказ автоматически перейдет в завершенный статус.

Например, в задаче написано «Найти и устранить поломку офисной техники». Сотрудник выполнил задачу и просто написал «Теперь техника работает исправно».

У автора задачи сразу возникают вопросы:

— В чем именно была неисправность?

— Сотрудник сам устранил поломку или привлекал стороннюю организацию?

— Есть ли отчет по устранению неисправностей?

Этих вопросов можно было бы избежать, если изначально указать какой результат вы ожидаете получить при выполнении задачи.


Результат выполнения задачи

Как поступит сотрудник, если результатом выполненной задачи является «Документ»? Он приложит акты выполненных работ или отчет по устранению неполадки техники.

Правило 6. Всегда указывайте время затраченное на выполнение задачи.

Во-первых, если в будущем у вас появится похожая задача, вы сможете исходя из прошлых трудозатрат понимать, сколько времени потребуется на ее выполнение, и рационально распланировать свой рабочий день (неделю / месяц) без простоев и срывов сроков.

Во-вторых, внесенные трудозатраты позволяют увидеть, что на одну и ту же работу у одних сотрудников может уходить в 2-3 раза больше времени, чему других. Это сигнал, что таких сотрудников надо обучить более эффективным методам выполнения, а если они не улучшат свою производительность после обучения — рассмотреть вопрос замены их на более продуктивных.

В-третьих, внесение трудозатрат помогает оценить затраченные ресурсы на большие сложные проекты, состоящие из множества разных задач, в которых участвуют сотрудники разных отделов. Когда у вас есть понимание, сколько стоит час работы каждого специалиста и количество затраченных часов на задачу, вы всегда можете посчитать себестоимость той или иной работы и учесть ее в стоимости ваших услуг или товаров.

Ну и, наконец, в-четвертых, внесение трудозатрат является незаменимым помощником, если у ваших сотрудников почасовая оплата труда. Каждый сотрудник сам фиксирует затраченное время и может посчитать, сколько он заработал. Каждый менеджер видит внесенные трудозатраты и может проконтролировать честность и регулярность их внесения. Все прозрачно, понятно и справедливо для каждого сотрудника.


Журнал трудозатрат

Правило 7. Всегда подробно объясняйте сотруднику причину возврата задачи на доработку.

Во время работы возникают ситуации, когда выполненная задача требует доработки. Например, сотруднику нужно было написать отчет после встречи с клиентом. Он выполнил задачу и приложил отчет. А в нем не оказалось пожеланий клиента о дизайне сайта. Автор задачи или ее контролер возвращает задачу на доработку без объяснения причин. Логично, что начнутся вопросы:

  • Почему задачу вернули в работу?

  • Что именно я сделал не так?

  • Отчет полностью неверный или нужно изменить какую-то часть?


Снова получается ситуация, когда лишних вопросов и уточнений можно было избежать, если сразу написать, почему же задача вернулась на доработку.

Не используйте формальных предложений, потому что содержательное объяснение поможет исполнителю быстрее понять и доработать задачу, а вас не будут лишний раз отвлекать от важных дел.


Вывод

Применяйте эти правила каждый рабочий день. И вы увидите, что сотрудники будут понимать друг друга лучше, а выполнять задачи быстрее и с меньшим числом ошибок. Каждый участник будет понимать, какой результат нужно достичь при выполнении определенной задачи и в какие сроки нужно успеть.

0
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем
Комментарии
Выбрать файл
Блог проекта
Расскажите историю о создании или развитии проекта, поиске команды, проблемах и решениях
Написать
Личный блог
Продвигайте свои услуги или личный бренд через интересные кейсы и статьи
Написать

Spark использует cookie-файлы. С их помощью мы улучшаем работу нашего сайта и ваше взаимодействие с ним.