UTECH: за 2 месяца перевели на КЭДО 700+ сотрудников и автоматизировали 30 кадровых процессов
UTECH — российский производитель инженерных продуктов и поставщик комплексных решений для крупномасштабных строительных и промышленных проектов. Головной офис компании находится в Москве, производство — в Санкт-Петербурге, а подразделения UTECH расположены по всей территории России.
UTECH в цифрах
- 30+ лет на рынке
- 3 тыс. инженерных проектов ежегодно
- 10+ стран, где ведут международные проекты
- 6,5 тыс. кв. м производственной площади
Перешли на КЭДО, чтобы сократить ручную работу с документами и снизить логистические издержки
UTECH стремительно развивается и, соответственно, кратно увеличивается нагрузка на HR-подразделение. Кроме того, компания включает производственный комплекс, склады и полевых сотрудников.
Помимо стандартных процедур приема или перевода, кадровым специалистам UTECH необходимо регулярно получать согласия от персонала, знакомить их с инструкциями, направлять на обязательные медосмотры и так далее.
Каждый документ требовал подготовки, печати и физической подписи, а при взаимодействии с региональными подразделениями — еще и дополнительных расходов на доставку. Совокупность этих факторов повлияла на решение UTECH автоматизировать кадровые процессы.
Кроме оптимизации временных и финансовых затрат, важным аргументом в пользу перехода на КЭДО стала юридическая значимость электронных документов и возможность сформировать цифровой архив для сотрудников и HR-специалистов.
Почему выбрали VK HR Tek: готовое решение, безопасность и возможность развивать продукт
Команда UTECH искала решение, которое можно внедрить без значимых инвестиций в разработку и при этом развивать по мере зрелости процессов. Выбор в пользу VK HR Tek был обоснован несколькими факторами:
- готовое решение с необходимой функциональностью,
- возможность кастомизации и расширения сценариев,
- простая интеграция с 1С,
- удобный интерфейс и доступность операций в мобильном приложении,
- соответствие требованиям информационной безопасности и защиты персональных данных.
Запустили проект за два месяца: начали с массовых процессов и быстро подключили основную часть сотрудников
Проект стартовал в апреле 2025 года и завершился в июне. За это время команда прошла ключевые этапы внедрения: от подготовки документации и локальных нормативных актов до обучения сотрудников.
На первом этапе в VK HR Tek перевели процессы, которые влияют на ежедневный опыт сотрудников и нагрузку кадровых специалистов:
- заявления на отпуск (по графику и вне графика),
- оформление других видов отсутствий,
- рассылку расчетных листков,
- ознакомление сотрудников с ЛНА,
- заявления сотрудников об изменении своих персональных данных,
- выдачу справок с места работы.
Затем контур расширили: в VK HR Tek настроили процесс оформления командировок, график отпусков, а также процесс приема на работу. Основную часть сотрудников подключили к системе в первые три недели после запуска. UTECH не ограничился стандартным набором кадровых сценариев. В компании настроили дополнительные процессы, которые проще масштабировать и контролировать в электронном виде: Сейчас на платформе ведут более 30 кадровых процессов, а на КЭДО переведены 100% сотрудников. В разработке — автоматизация процесса начисления бонусов за рекомендации сотрудников. По итогам внедрения UTECH практически отказался от бумажных кадровых документов и сократил логистические издержки при работе с региональными подразделениями и удалёнными сотрудниками в пять раз. Компания также отмечает кратное ускорение процессов подписания документов — с трех недель до трех часов, повышение контроля и прозрачности, а для сотрудников — удобство и доступность информации в цифровом архиве. В планах компании — интегрировать VK HR Tek с системой автоматизации рекрутмента для бесшовного оформления новичков. Внедрение облачного (SaaS) КЭДО в компании со значительным количеством юрлиц в разных регионах страны занимает несколько месяцев до подписания реальных документов в электронном виде. Срок внедрения зависит от сложности процессов, количества кадровых документов и ресурсов команды со стороны заказчика. Внедрение системы с размещением на серверах заказчика (On-Premise) занимает в среднем 6-8 месяцев. Автоматизацию кадровых процессов стоит начинать с самых распространенных и частотных задач, которые занимают больше всего времени у кадровых специалистов. Чаще всего это внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО), автоматизация приема на работу, кадровых переводов и оформления отпусков. Интеграция с 1С:ЗУП реализована с помощью специального расширения. Опция позволяет автоматически создавать документы на основании заявки КЭДО (отпуск, перевод, справки), работать со списком заявок прямо в интерфейсе 1С, массово или точечно подключать сотрудников к КЭДО. Актуальная версия расширения отправляется в рассылке вместе с выходом нового релиза всем заказчикам VK HR Tek — чтобы ее получить, не нужно дополнительно обращаться к менеджеру. Подробные инструкции по работе с расширением — на портале документации. Документы в КЭДО хранятся в рамках тех заявок, в которых они были подписаны. Так удобно будет найти все документы по кадровому мероприятию в одном месте: например, приказ и дополнительное соглашение о кадровом переводе. В кабинете кадрового специалиста есть фильтрация по параметрам — он может сохранить набор фильтров, быстро отбирать нужные заявки и скачивать цифровой архив в один клик. Выгружаемые архивы соответствуют законодательству и содержат сам документ, файлы подписи, МЧД, xml, а также дополнительно могут содержать подтверждающие вложения (например, новый паспорт или скан свидетельства о браке). В VK HR Tek есть удобный личный кабинет для персонала и работодателя, основные опции которого доступны в мобильном приложении. Сотрудники прямо со смартфона могут подавать заявки, согласовывать документы, просматривать ЛНА и отслеживать статусы согласований. ГК принимает сотрудников на офисную и дистанционную работу, для каждого формата — свои документы. Раньше бумаги отправляли по почте и сохраняли сканы, а теперь пакет из 10-20 документов автоматически заполняется и направляется соискателю в один клик. В компании — пять хирургических филиалов и 29 диагностических центров в девяти регионах страны. Команда оцифровала документооборот, автоматизировала кадровые процессы, ускорила согласование заявок и наладила связь между филиалами и головным офисом. 12 марта подключайтесь к HR Day 2026 — крупнейшему онлайн-ивенту от VK HR Tek. Там вас ждут: Участие бесплатное. Зарегистрируйтесь, чтобы получить приглашение 
Используют КЭДО шире типовых сценариев: медосмотры, удаленная работа, поощрения
Что получили в результате: прозрачность, скорость и единый цифровой архив
Переход на КЭДО стал для нас стратегическим шагом — заметно ускорил кадровые процессы и снизил нагрузку на HR-команду и сотрудников. Для распределенной компании важно, что документы подписываются за минуты и всегда доступны в цифровом архиве. Мы также ценим возможность сделать свой вклад в экологическую повестку, снижая расход бумаги за счет КЭДО.
Часто задаваемые вопросы об автоматизации кадровых процессов
Сколько времени занимает внедрение КЭДО в распределенной компании?
Какие процессы лучше переводить в «цифру» в первую очередь?
Как реализуется интеграция КЭДО с 1С?
Как в системе КЭДО хранятся электронные документы?
Как подключать к HR-процессам «полевых» сотрудников?
Изучите другие примеры кадровой автоматизации
ГК «Островок» автоматизировала найм сотрудников
3Z: КЭДО для федеральной сети офтальмологических клиник
Иногда важно увидеть, как коллеги и HR-эксперты решают те же задачи, что и у вас