Автоматизация отеля: современное управление номерным фондом
Каких? Давайте разберемся:
- сдача номерного фонда
- прием и размещение гостей
- контроль каналов продаж и бронирования
- хозяйственное обслуживание гостиницы
- инженерно-техническое обеспечение
- учет материально-технической базы
- снабжение и организация питания
- найм, обучение и контроль работы персонала
- маркетинговое продвижение
- финансовый, налоговый и бухгалтерский учет
- обеспечение охраны и безопасности отеля
- высший менеджмент и другие
Бизнес-процессы любого отеля представляют собой совокупность взаимосвязанных операций в рамках основных и дополнительных услуг, осуществляющихся для удовлетворения конечного клиента — гостя. И если мы задаемся вопросом: «А что же нужно автоматизировать в первую очередь?», то следует начинать с системы управления гостиницей с последующей интеграцией остальных процессов.
PMS — современная программа для автоматизации отеля
Еще в 2014 году, на заре создания нашего флагмана — комплексной системы управления отелем Bnovo PMS, мы были первопроходцами в России в области IT-решений для автоматизации гостиничного бизнеса. Перед нами стоял одновременно креативный и инновационный вызов: определить все основополагающие бизнес-процессы отельеров и оцифровать их в удобный, мощный и многофункциональный софт. Этот вызов родился из растущего спроса владельцев гостиниц — как успевать все контролировать? Как избежать ошибок человеческого фактора и увеличить кпд персонала? Как отладить работу отеля и предоставлять качественно новый, уровневый сервис клиентам? Можно ли сделать все управление в «одном окне»?
Ответ на все эти вопросы — да, можно! И мы разработали, внедрили и получили массовый положительный фидбек от тысячи отельеров. На начало 2022 года команда Bnovo автоматизировала более 10 000 объектов размещения по всей России и ближнему зарубежью, и эта цифра продолжает расти.
На текущий момент система успешно помогает решать ключевые задачи:
- единый интерфейс для управления ВСЕМ отелем
- контроль всех бронирований и персонала
- грамотная система отчетов и аналитики
- управление тарифами и номерным фондом в одном окне
Как управлять номерным фондом?
Управлять — значит использовать все ресурсы так, чтобы они приносили больший доход. Как правило, служба управления номерным фондом среднестатистической гостиницы включает следующие подразделения:
- Служба приема и размещения (главный администратор, портье)
- Служба бронирования
- Служба эксплуатации номерного фонда (горничные, административно-хозяйственная и кастелянская служба)
- Сервисная служба (швейцары, гардеробщики, консьержи,курьеры)
- Служба безопасности
Чтобы эти службы качественно отрабатывали свои функции, необходимо обеспечить их централизованное управление, а также наладить связь между ними. Комплексная программа автоматизации отеля Bnovo PMS берет на себя эту задачу «центрального окна», в котором отслеживаются, контролируются и согласуются все службы управления номерным фондом: от работы горничных до электронных замков в номерах.
Как работают программы автоматизации отелей?
Интерактивная «шахматка» — такое название получила программа из-за ее удобного интерфейса — содержит в себе все основные сведения по текущим, ближайшим и будущим бронированиям. Информация о поступившей заявке, ее статусе оплаты автоматически попадает в шахматку через менеджер каналов продаж OTA. Также есть возможность установить дополнительные модули автоматизации отеля, которые показывают состояние номерного фонда: убран ли номер, готовность к заселению гостя, программирование и работоспособность электронного замка, проверка неоплаченного времени и так далее. Поставлены «на поток» процессы регистрации гостей в системе МВД, быстрый прием онлайн-оплат бронирований и дополнительных услуг отеля.
Другими словами, комплексные решения автоматизации отеля полностью решают все задачи на пользовательском пути: как внутренние, со стороны персонала, так и внешние, со стороны потенциальных клиентов. Будущий гость имеет возможность выбрать подходящий номер, оплатить его онлайн, получить подтверждение и собираться в путешествие — и все это не отходя от компьютера или даже со смартфона. А администратор гостиницы видит поступившее бронирование буквально через 1 минуту и проверяет номер на готовность к заселению. Интуитивно-понятный интерфейс программы позволяет персоналу быстро обучиться и адаптировать настройки под индивидуальные параметры объекта.
Автоматизация отеля в современных реалиях
Руководство гостиниц должно максимально заботиться об обеспечении слаженного функционирования всех бизнес-процессов на уровне самых современных требований, отраслевых IT-инноваций и внедрять новые технологии. Прежде всего, необходимы первоклассные коммуникационные сервисы, такие как наша умная система управления Bnovo и высокоскоростной доступ к Интернету. Два этих пункта позволяют объекту размещения значительно снизить риски негативных отзывов клиентов, и увеличить прибыль за счет автоматизированных процессов продаж. 