На что Джефф Безос променял PowerPoint

Метод Безоса: шестистраничные истории

Процесс высокоскоростного принятия решений в Amazon включает одно, на первый взгляд, нелогичное правило: Безос требует, чтобы сотрудники описывали предлагаемуюими идею или решение в докладной записке объемом шесть страниц. Совещания начинаются с того, что все участники сидят и молча читают эти шесть страниц. Такой подход — «замедление ради ускорения» — оказывается чрезвычайно эффективным, и вот почему.

Да, если вы хотите добиться быстрого роста, вы должны принимать решения быстро. Однако при этом не должно страдать качество принятия решений, которое должно быть вдумчивым и информированным, особенно если речь идет о решениях 1-го типа.

Поэтому Безос намеренно замедляет этот процесс, дополняя требование высокой скорости принятия решений требованием представить описание предлагаемых идей на 6 страницах.

Докладная записка объемом 6 страниц — документ, в котором в форме «истории» описывается новая идея и ход мыслей, приведший к ее возникновению. Другими словами, это четкое изложение идеи или проекта, как если бы вы разговаривали с кем-то и объясняли, что за этим стоит. Когда люди разговаривают друг с другом, они не говорят пунктами и списками, поэтому цель — заменить «маркированные пункты» логичным, связным повествованием. Описание идеи или проекта должно читаться как увлекательный рассказ (к нему, безусловно, могут прилагаться данные и графики.)

Шестистраничная история — первый шаг в процессе изучения новой идеи. Это может быть создание нового продукта, открытие нового направления деятельности или внедрение нового процесса. В любом случае риск не терпит легкомысленного отношения, поэтому каждая новая идея подвергается тщательному и глубокому анализу.

Автор идеи должен заглянуть в будущее и продумать все возможные последствия ее реализации — как положительные, так и отрицательные. Уникальная особенность шестистраничных историй в том, что Безос, верный себе, просит рассматривать ситуации не под традиционным углом «если это сработает», а с прицелом на будущее, т. е. «когда это начнет работать, произойдет то-то и то-то».

Решения 1-го типа не принимаются на ходу. Процесс написания и затем чтения шестистраничных «историй» гарантирует, что все будут хорошо проинформированы до принятия решения, одобрения тестирования и выделения ресурсов. Осмысление, которое требуется для написания шестистраничной истории, помогает облечь идею в «плоть и кровь» и детально ее проработать, что, в свою очередь, повышает шансы на «зеленый свет». Amazon поощряет людей искать способы реализации своей идеи без финансирования и дополнительных ресурсов, что требует находчивости и творческого подхода.

В Amazon почти ни одно решение не принимается без записки с описанием идеи: для важных решений обязательны полноценные шесть страниц; для менее важных решений может быть достаточно одной-двух. Суть в том, что, прежде чем выносить свою идею на обсуждение, ее необходимо тщательно продумать.

Такие шестистраничные записки позволяют всем увидеть одну и ту же картину, прийти к общему видению. Что касается авторов, то написать связную историю гораздо сложнее, чем подготовить презентацию в PowerPoint со слайдами и маркированными списками, это требует ясности мысли и четкой логики.

Если идея не сработает, любой сотрудник может вернуться к первоначальной записке и попытаться понять, что именно они упустили. Таким образом, шестистраничная записка служит одновременно основой для предварительного анализа и основой для разбора полетов.

Мы в Amazon не проводим презентации в PowerPoint и вообще презентации на основе слайдов. Вместо этого мы пишем структурированные шестистраничные докладные записки с описанием идеи. В начале каждого совещания отводится время на своего рода «самоподготовку», когда все участники сидят и молча читают такую записку. Понятное дело, качество этих записок сильно разнится. Некоторым присуща такая кристальная ясность, что они подобны пению ангелов: блестяще написанные, продуманные, они задают основу для высококачественного обсуждения. Некоторые находятся на другом конце спектра.

Возьмем пример со стойкой на руках. Сразу становится понятно, насколько вы соответствуете высоким стандартам: нетрудно изложить критерии хорошо исполненной стойки на руках, но в итоге вы ее либо делаете, либо нет. С докладными записками все обстоит иначе. Разница между отличной и посредственной запиской довольно размыта. Крайне сложно детально изложить требования по написанию отличной докладной записки. Тем не менее я вижу, что во многих случаях люди очень похоже реагируют на превосходно составленные записки. Они распознают их интуитивно. Это говорит о том, что высокие стандарты существуют, они реальны, даже если их нелегко сформулировать.

И вот что мы выяснили в итоге. Довольно часто посредственная записка свидетельствует не о неспособности автора соответствовать высоким стандартам, а о его неверном представлении о требуемом объеме подготовки: люди ошибочно полагают, что превосходную шести страничную записку можно написать за день-два или даже за несколько часов, тогда как на самом деле это может занять неделю или больше! Лучшие записки пишутся и переписываются по многу раз, обсуждаются с коллегами, которые высказывают свои замечания, потом откладываются на пару дней и правятся еще раз на свежую голову. За день или два это сделать невозможно. Хорошая новость состоит в том, что эта проблема имеет простое решение: можно объяснить, что отличная докладная записка требует неделю и больше работы.

(Следует заметить, что традиционно в Amazon в докладной записке не упоминается имя автора — она подается от всей команды.)

Безос, письмо акционерам, 2017 г.

Как отмечает Безос, в одиночку составить отличную шестистраничную записку почти невозможно — это требует коллективных усилий. Чем выше вы находитесь в организационной иерархии, тем, как правило, шире опираетесь на помощь других людей. Обычно руководители тратят на подготовку шестистраничной записки неделю и больше — обсуждают ее с коллегами, анализируют их мнение, улучшают ее и прорабатывают каждый аспект.

(Представить управленческой команде плохо написанную служебную записку едва ли не худшее, что может случиться с менеджером в Amazon.)

Но затраченные на подготовку удачной шестистраничной записки усилия с лихвой себя окупают. Помимо прочего, это значительно повышает продуктивность совещаний и сокращает их количество. Подумайте сами: после того, как вы потратили неделю или больше на проработку своей идеи, вы не будете на совещании переливать из пустого в порожнее и постараетесь собрать только тех людей, от которых зависит принятие решения. В Amazon действует введенное Безосом «правило двух пицц»: на совещании должны присутствовать только те, кто имеет непосредственное отношение к рассматриваемому вопросу, причем участников должно быть столько, чтобы им хватило двух больших пицц.

Первые полчаса каждого совещания проходят в тишине — все присутствующие молча изучают очередную шестистраничную записку. Затем они делятся первым впечатлением — старшие менеджеры обычно высказываются последними, после чего переходят к анализу: задают вопросы, указывают на недостающие моменты, пытаются спрогнозировать потенциальные проблемы.

Я искренне советую вам отказаться от PowerPoint и перейти к таким [шестистраничным] запискам. Почему мы читаем их все вместе перед совещанием? Знаете, руководители — как школьники. Они прекрасно умеют делать вид, что прочитали записку, тогда как даже в нее не заглядывали. Понятное дело, все мы — занятые люди. Поэтому мы выкраиваем полчаса времени в начале совещания, чтобы каждый мог вдумчиво прочитать записку. Это очень эффективный подход.

«Заключительная беседа с Джеффом Безосом», Форум по лидерству, 2018 г., Президентский центр Дж. У. Буша, Южный методистский университет

Вот что говорит об этом подходе заслуженный инженер и вице-президент Amazon по робототехнике Брэд Портер:

"Только представьте, что вы приходите на совещание, где каждый хорошо подготовился к обсуждению вашего предложения. Все присутствующие изучили контекст вашего бизнеса, разобрались в его основном механизме и в основах принятия вами решений.

Представьте, что вас не прерывают частыми вопросами, не просят что-то разъяснить. Что перед совещанием вам не нужно «переговорить» с ключевыми лицами, от которых зависит решение, и заручиться их поддержкой. Что руководители компании имею глубокое представление о вашей сфере деятельности, могут взглянуть на нее с вашей точки зрения, а не утверждают, что «знают лучше». Что у вас есть возможность изучить ключевые данные, лежащие в основе предложения, а не полагаться на чужой анализ данных и выводов, не зная, как к ним пришли. Разве это было бы не здорово? Именно так проходят совещания в Amazon, и это фантастика".

Инструкция по написанию шестистраничной истории

Когда Сэнди Картер, вице-президент Amazon Web Services, пришла в Amazon, ей пришлось учиться писать шестистраничные докладные записки. Чтобы облегчить себе задачу, она составила короткую инструкцию с перечислением основных элементов, входящих в записку.

Итак, вот основные шаги по написанию шестистраничной записки по правилам Amazon (комментарии в скобках мои):

1. Напишите пресс-релиз (составляйте пресс-релиз так, чтобы его можно было опуб ликовать после внедрения вашей идеи, когда вы расскажете людям о своем проекте и о его важности).
2. Ответьте на «часто задаваемые вопросы» (подумайте, какие вопросы вам могут задать, и заранее напишите ответы).
   
3. Опишите «Взаимодействие пользователя с системой» (объясните, как это работает для клиентов).
   
4. Составьте «Руководство по эксплуатации» (объясните, как это работает для компании).
   
5. Ответьте на следующие вопросы:
   

• Наши клиенты — кто они?
• С какой проблемой они сталкиваются? Какую возможность хотят получить?
  
• В чем состоит наиболее важное преимущество для клиентов? (Достаточно назвать одно преимущество, но по-настоящему значимое.)
  
• Что действительно нужно нашим клиентам? (Приведите данные в поддержку проекта.)
  
• Каким будет клиентский опыт? (Спрогнозируйте, как на это отреагируют клиенты.)

Читайте также:

Тормозит сайт: сколько вы на этом теряете и как это исправить

Как разобраться с автоматизацией бизнес-процессов без бутылки. Опыт коньячного завода

С чего начинал самый богатый человек в мире: на заре бизнес-империи Джеффа Безоса

Зачем руководители раскрывают зарплаты своих сотрудников