Коуч для сотрудников, животные в офисе и жесткие сроки. Как компании борются с тревожностью и отвлечениями от работы

Денис Герасимов, account director в Altezza Communications:

Чтобы команда была эффективной, ее члены должны прислушиваться друг к другу, быть мотивированными и ответственными. Люди с повышенной тревожностью сейчас есть во всех компаниях и командах. Руководителям необходимо поддерживать команды и клиентов, вселять в них спокойствие и уверенность в завтрашнем дне. Для этого мы сами должны быть в дзене. Внутри агентства мы выработали поэтапную инструкцию работы в кризисных ситуациях, которую применяем сами и советуем нашим клиентам:

1. Собрать антикризисную команду

Определите, кто будет в антикризисной команде по работе с персоналом. Это могут быть СЕО, HR, аккаунт директор, то есть влиятельные и заинтересованные лица организации (неформальные лидеры). Помимо основного состава, который будет принимать решения и вести коммуникацию с командой, рекомендуем включать человека в роли «этического» комитета, который будет оценивать этичность принятых решений и суждений, отслеживать эмоциональные реакции на те или иные слова и поступки.

2. Разработать тактику

Определите коммуникационную политику: что и как вы собираетесь сообщать команде, какой tone of voice, как часто, в каком формате, какие спикеры какую информацию будут предоставлять.

Например, мы в агентстве внедрили две встречи в неделю. Первая «пятиминутка» проходит по понедельникам перед общей планеркой, мы обсуждаем текущую ситуацию и «остужаем» головы сотрудников, особо отмечаем позитивные перемены и планы компании. Вторая встреча проходит по вечерам пятницы и носит добровольный характер — вся команда собирается в зуме на час. Обсуждаем любые темы, которые отзываются в этот вечер: кино и сериалы, смешные истории, лайфхаки, как оплатить иностранные сервисы. Все, что помогает отвлечься, даже повеселиться. Мы наблюдаем положительную динамику, люди стали заметно открываться, проще говорить о своих чувствах.

Для больших компаний, которые в том числе имеют офисы в других странах необходимо разработать «красную папку» по работе со СМИ. Назначьте и донесите до сотрудников правила взаимодействия и коммуникаций — с прессой, блогерами, надзорными органами.

В самых кризисных ситуациях мы предусмотрели поддержку коллег с помощью коучей или психологов. И это очень действенный механизм, помогающий не только снизить тревогу у отдельного сотрудника, но и в целом положительно влияющий на эффективность рабочих процессов.

3. Разработать механизм сбора информации

Придумайте механизм постоянного сбора информации от коллег, например, пульс-опросы в Телеграме, регулярные короткие интервью, «слепой почтовый ящик». Изучайте собранную информацию и на ее основе принимайте решения.

Также создайте информационную базу, куда будет стекаться вся информация (снизу, сверху, из внешней среды) с фактчекингом. Поддержите ваших людей психологически и ресурсами, ведь кризисы заканчиваются, а отношения остаются! Сотрудники не забудут поддержку, особенно действия руководства в кризисных ситуациях.

Лилия Ананичева, частный детектив по экономическим (налоговым) вопросам, основатель частного детективного агентства «Шерлок»:

У нас специфический род деятельности. Я — частный детектив по экономическим (налоговым) вопросам, занимаюсь досудебным урегулированием любых споров, в том числе налоговых. Например, если налоговая служба ставит под сомнение определенные сделки, нужно найти и опросить бывших сотрудников, директоров, учредителей компании, которые в них участвовали. Выезжаем на место, проводим опрос, тут же работают эксперты — полиграфологи, почерковеды. Во время такой деятельности отвлекаться просто невозможно.

Если же речь об офисе — бывают жесткие сроки выполнения задач, от этого зависит успех клиента и, соответственно, наш. В такой ситуации сотрудники сами ведут себя ответственно и не отвлекаются.

В целом для меня важно, чтобы каждый член команды вовремя сделал свою работу. Отвлекаемость я особо не отслеживаю, как специалисты распределяют свое время — это их дело. Каждый может общаться в соцсетях, читать новости. Но если это мешает работе, могу обсудить проблему с человеком — этого достаточно, чтобы ее решить. Кроме того, я также являюсь профессиональным медиатором и урегулирую бизнес-споры в досудебном порядке, поэтому и со своими сотрудниками все вопросы решаю мирно, не создавая конфликтов. Если люди тревожатся в связи с обстановкой в стране и в мире — стараюсь успокоить, вселить уверенность.

Сима Мусатова, CEO коммуникационного агентства LUMO:

PR — всегда стрессовая работа в режиме 24/7 и с огромным количеством неожиданностей, так что мы привыкли к потокам информации и бешеному ритму. Но последние полтора месяца стали сложными даже для самых стрессоустойчивых людей. Как руководитель я понимаю, что сейчас, в условиях полной неопределенности, должна направить силы не только на принятие правильных решений по дальнейшему развитию бизнеса, но и на постоянную поддержку своих сотрудников и обеспечение комфортной обстановки в коллективе, чтобы обеспечить их эффективную работу.

Что мы сделали:

— Больше офиса и уюта. Перевели практически все встречи из удаленного в очный формат, много времени стали проводить в офисе. Сотрудники признались, что рады этому как никогда. В кругу близких по духу людей — не так страшно и тревожно. Мы отчетливо осознаем, насколько важна сейчас поддержка внутри команды, чтобы был ресурс делиться и помогать другим. Уютные мелочи: цветы и ароматические свечи в офисе тоже помогают снизить напряженность.

— Рутинные дела. Это успокаивает: занимаемся привычными задачами, реализуемся и получаем результаты в том, в чем умеем, стараемся быть полезными в том, что делаем, влияем на то, на что можем влиять. Мы отметили, что у нас выросла продуктивность в последнее дни, все вовлечены в рабочие процессы.

— Смещаем фокус: переключаем эмоции и переносим внимание на генерацию идей и поиск возможных вариантов адаптации всех наших процессов к новой реальности.

— Новые вызовы и нестандартные решения. Я поставила команде задачи, которые раньше никогда не решали. Погружение в работу, новый опыт помогает отвлечься и переключить мозг.

— Планирование: четкий план действий и распорядок помогает сконцентрироваться и не потерять голову. В мире, где все постоянно меняется, становится немного проще, когда у тебя есть план хотя бы на несколько часов.

— Животные в офисе. Мы все очень любим животных, у нас dog friendly офис — у нас появились в команде новые сотрудники, support-менеджеры — наши питомцы, которых члены команды могут приводить с собой в офис. Они отлично помогают снять даже самый сильный стресс.

Елена Белова, эксперт рекламной индустрии:

Я возглавляю одну из рекламных групп, в которую входят агентства численностью 200, 100 и 50 сотрудников. Это креативная индустрия, в которой важен индивидуальный подход к решению задачи и умение мыслить нестандартно, за рамками традиционных подходов. Стресс сказывается на эффективности и результате работы именно в нашей индустрии. Невозможно мыслить креативно, когда ты напряжен, опасаешься за свое будущее, работу — это то, что высказывают сейчас сотрудники

Мы предпринимаем следующие меры:

— Начинаем неделю с митапа. Рассказываем о результатах прошлой недели и планах и событиях на этой.

— Побольше внимания уделить поощрению, делать это прилюдно. Показывать, что если есть тревожные новости за пределами офиса, то в работе есть успехи, люди молодцы.

— Помогает менять место проведения встреч: онлайн, в офисе, в кафе, в коворкинге, в кафе за обедом.

— Больше строить планы на будущее — день, неделю. Всей компанией или отделом. Если планы есть, то это дает предсказуемость, успокаивает.

— Если коллектив молодой — встраиваем элементы геймификации в рабочий процесс.

— Не забывать про жизненные события: поздравить с днем рождения, именинами, даже просто посмотреть кино про космос в офисе на день космонавтики.

Ирина Жиганова, HR-менеджер Skyeng b2b:

В Skyeng мы не отслеживаем, как часто сотрудник отвлекается от рабочих процессов на новости или личные дела. В нашей компании в удаленном формате — из дома или из любой точки мира — работает несколько тысяч сотрудников и партнеров на протяжении всего существования компании. Если бы мы пытались их контролировать — мы бы тратили больше времени на контроль, чем на достижение целей. Поэтому мы привыкли планировать свой день и занятость таким образом, чтобы выполнять поставленные задачи.

Для борьбы с тревожностью мы выбрали путь поддержки сотрудников. Также мы придерживаемся политики открытого диалога — топ-менеджеры делятся новостями, говоря об изменениях и важных стратегических решениях, у каждого есть возможность задать им вопросы.

Команды отделов встречаются локально. На данный момент, тема поддержки нитью проходит практически через все внутренние коммуникации. В связи с последними событиями мы проводили не одну общую встречу компании. На мой взгляд, они необходимы, потому что без встреч внутренние волнения могут перерасти в панику. Мы делимся не только информацией о том, что в компании все хорошо и стабильно, но и рассказываем о сложностях, которые решаем, и как раз эта открытость вызывает большее доверие.

Со стороны HR мы часто выходим к руководителям с просьбой поинтересоваться, как дела у каждого члена команды, всё ли в порядке, и потом собираем у них обратную связь. Вместо общих пульс-опросов мы предпочитаем живое личное общение руководителя со своими сотрудниками и партнерами, так как у всех очень разные команды. На начало апреля мы уже можем говорить, что работоспособность всей команды восстанавливается до привычных значений, но мы не собираемся останавливать наши инициативы, потому что видим в этом большую необходимость.

Владимир Виноградов, генеральный директор коммуникационного агентства Pro-Vision:

Специфика маркетинговых коммуникаций предполагает постоянное присутствие в информационной повестке. Мониторинг новостей для нас — часть работы: мы должны четко понимать контексты и при необходимости предлагать клиентам возможные сценарии реагирования. Фактически маркетологи и пиарщики находятся «в эпицентре» всех возможных информационных потоков — и в этом смысле таких специалистов можно отнести к категории профессий «с вредными условиями труда».

Молоко за вредность мы сотрудникам, конечно, не даем, но стараемся снизить градус тревожности другими доступными способами. Например, недавно мы пошли на смелый шаг: пригласили в команду наших домашних питомцев. Вот уже несколько недель офис Pro-Vision носит статус pet-friendly, и это лучшее, что мы могли сделать для сотрудников. Пара минут в приятной пушистой компании заметно повышает настроение, помогая выйти из состояния тревожности и вернуться к работе спокойным и сосредоточенным.

Кроме того, мы работаем с пространством: оборудовали в офисе комфортные зоны отдыха, где можно остаться в одиночестве, или, наоборот, ненадолго переключиться на общение с коллегами. К тому же наш офис расположен прямо на набережной, с панорамным видом на Москву-реку. Даже минутное созерцание воды помогает привести мысли в порядок, потому что, по меткому выражению из Ванталы, «вода в реке всегда течет прямо, как бы извилисто ни было русло».

Карина Новикова, HRD научной-производственной компании НЬЮТЭКГРУПП:

Страх неизвестности стоит на втором месте после страха смерти. Неудивительно, что многие сотрудники находятся сейчас в тревожном состоянии в условиях текущей нестабильности. Так что же с этим делать? Вот несколько простых шагов с высокой эффективностью.

1. Признать и принять их страх. Сказать на собрании или написать в письме (зависит от масштаба компании), что вы понимаете их волнение и тревожность. Что это естественная реакция психики. И что у них есть выбор, на чем им сейчас сосредоточиться: на будущем или настоящем. Только находясь в настоящем, можно влиять на свое будущее.

2. Пояснить, что скролл ленты соцсетей или новостных ресурсов только усилят эту тревожность. Мало того, что в СМИ и соцсетях много фейковой информации, это еще и снижает уровень концентрации, что мешает эффективно выполнять работу. Если в компании есть своя пресс-служба, можно организовать новостную рассылку с актуальными новостями, очищенными от фейков и манипуляций.

3. Регулярно проводить встречи по результативности. На них обсуждать результаты сотрудников (отделов) за прошедший период (неделя, месяц), ставить новые цели и акцентировать внимание на будущем компании и их роль в нем.

4. Работать с лидерами мнений в отделах и в компании в целом. Именно к ним будут прислушиваться остальные ведомые сотрудники.

5. Увлечь сотрудников новыми проектами, чтобы переключить их фокус внимания.