Днем учет, вечером – отчет, или 12 шагов к прозрачному производству

Герой отечественного кинофильма произносит ставшую крылатой фразу про очерёдность стульев и денег. Жизнь демонстрирует схожий подход: сначала саженец, затем дерево. Мода же начальников на требование отчетности сродни карго-культу: время тратится, ячейки Excel расходуются, но благополучие упорно не желает расти.

Бюджет больших компаний позволяет покупать дорогостоящие программы и закрывать вопрос основательно. Другие игроки действуют ловкостью, а не мускулами. Вместе с учениками «Школы траблшутеров» Максимом Мухтаровым и Ильёй Куклиным расскажем, как на коленке автоматизировали учёт материалов и продукции.

Шаг первый. Сформулировали принципы:

1. Преемственность: за основу взяли используемую, привычную таблицу.
2. Наглядность: разделение цветом и типами линий облегчает работу с цифрами.
3. Доступная логика: заполняются белые ячейки, остальные вычисляются автоматически.
4. Минимальная квалификация: оператор сможет переписать данные с бумажного носителя.
5. Низкая стоимость обслуживания: для ведения должно хватать элементарных знаний Excel.
6. Оценка показателей: задействуем «светофор»: зелёное — хорошо, красное — опасное отклонение.
7. Сравнение периодов: годы, кварталы и месяцы по группам обладают исчерпывающей информацией.

Второй шаг. Создали схему учёта: из чего состоит и что считает, категории обозначили оранжевым, жёлтым отметили созданные таблицы:

Шаг третий. Цементируем основу панели управляющего производством — слева периоды, справа данные:

Пролистыванием раскрываем интимные подробности:

Ориентируем по расходам материалов в местной валюте, демонстрируем незапланированные траты:

Сверкой документов в 1С и данных производства в режиме «светофора» подсказываем необходимость реагирования:

Четвёртый шаг. Ежедневные цифры позволяют наблюдать подробную картину максимальной детализации:

Стройные ряды и колонки отражают проекцию происходящего, подсказывают зоны внимания и возможностей:

В начале смены заполняем ряд ячеек: вчерашние остатки и количество материалов, полученные от административно-хозяйственного отдела:

Ориентируемся в сводных показателях в заданных срезах, градацией цвета показываем масштаб подобных величин периода. Определяем нормы и цены, на основании выработки считаем планируемый расход, сравниваем с фактическим, демонстрируем отклонения для ручного вмешательства:

Оцениваем результаты дня, сравнивая с предыдущими значениями: жёлтым подсвечиваем недовыполнение нормы, красным отмечаем излишнюю старательность, середнячкам оставляем богатство палитры зелёного:

Раз в месяц заглядываем на вкладку импорта данных из 1С:

Шаг пятый. Собираем приборную панель для АХО...

...с детализацией по нескольким параметрам:

Шестой шаг. Еженедельно от сотрудников склада получаем бумажные формы отчётности и заполняем полигоны расходов, по цвету определяем превышение или соблюдение норм:

Шаг седьмой. В форме сравниваем бюджет использования материалов с различной стоимостью и расходом. Принимаем взвешенные решения:

Разделение на блоки облегчает контроль норм и планирование ресурсов:

Восьмой шаг. В начале периода работники складов переписывают остатки с предыдущих бланков, в течение недели вносят изменения, в конце считают запасы и фиксируют результаты инвентаризации. Excel подгружает нормы расхода из информации на предусмотренной вкладке:

Печатаем оба бланка на одном А4: за год 52 листа. Инструктаж по работе с системой занимает 15 минут. Вроде всё неплохо, но почему выбрали бумагу? Стоимость компьютера, 1С, обучения сотрудника с желаемым функционалом окупались бы годы, а мы справились за день:

Шаг девятый. Раз в сутки старшие смен вносят данные по выходу продукции с шокеров, объёмом на паллетах, доле брака, валу переработки, затратам времени на изготовление. Ячейки отражают массу:

Каждому виду продукции назначили ассоциативные цвета:

Ответственные привыкают к «своей» палитре и не путаются:

Сотрудники иногда просили слегка изменить тон:

Обсуждение форматирования стало отдельным важным процессом проекта:

Десятым шагом учитываем остатки. Кнопка «Подгрузить план» за секунды втягивает клиентский заказ. Ежедневное внесение запасов в хранилище и сравнение показывает величину и тип утечек, усушек, утрясок:

Считаем расхождения резервов в планах, запасах...

...и в процентах:

Шаг одиннадцатый. Совместно с бригадирами оттестировали таблицы, зафиксировали список действий и периодичность проверок:

Наглядными инструкциями спродюсировали самопроверки:

Двенадцатый шаг представили отчётом. Проанализировали данные по схеме целевого планирования бизнеса, нашли и устранили причины отклонений:

Сделали — внедрили, проверили — отладили. Работа идёт, стройные линии колонок и строк сходят как с конвейера. Не заметили, как оцифровали и производственный отдел, поручив машине вычислять пять временных периодов, 125 показателей по расходным материалам, 214 по продукции и 420’328 формул.

Административно-хозяйственному подразделению досталось четыре типа времени, 614 показателей и 17’770 ячеек с формулами, которые буднично облегчают ежедневный труд. Вот так скромными усилиями и каскадирующими цифрами продемонстрировали собственнику как траблшутеры улучшают предприятия.

Читайте также:

Хелп Деск как аналог внутренней службы спасения

Как житель Серпухова создает российский рынок каноэ

Как мы покоряли Tiktok: история и ноу-хау от Bloome

Конструктор стартапов: как четыре энтузиаста автоматизируют работу над продуктом